כיצד לארגן אירוע של פעם בחיים

ארגון אירוע דורש הפקה רבה והשקעה של זמן, מאמץ ואנרגיות. יש כמובן מתאם ישיר בין רמת ההשקעה לבין חשיבות האירוע, אבל אין הרבה הבדלים בין חתונה, מסיבת רווקות של החברה הכי טובה או יום הולדת 90 של הסבתא. כל אחד רוצה לארגן אירוע של פעם בחיים ולגרום לאורחים להיות מרוצים ושמחים. השאלה היחידה היא איך עושים את זה ועל מה כדאי לשים דגש.

יש אנשים שאוהבים לארגן אירועים המוניים ולהציע עזרה גם באירועים פרטיים ועסקיים. במידה ואתם מארגנים את האירוע בפעם הראשונה, שמרו על פרורציות והגדירו מראש את סדר העדיפויות. זכרו שלפעמים כל המוסיף גורע ולכן גם אין סיבה לפרוץ את מסגרת התקציב. השתמשו בתקציב בתור מצפן וקבלו החלטות לאור התכנון המקדים. ארגנו אירוע לפי הטעם האישי שלכם וכולם ישמחו להשתתף.

הכירו את קהל היעד והיעזרו בשירותים אוטומטיים

ראשית, על מנת לארגן אירוע של פעם בחיים אתם צריכים להכיר את קהל היעד שלכם. כך תוכלו לבחור אטרקציות, פעילויות ומיקום שלא יגרמו עוגמת נפש מיותרת. זכרו שקהל היעד קובע את אופי האירוע, ולא להיפך. התאימו בין הגיל הממוצע של האורחים ובקשו אישורי הזמנה. בחרו מקום שיכול לארח את כל המוזמנים ונסו לקבל המלצות מחברים ובני משפחה.

שנית, העבירו כמה שיותר מטלות בסיסיות לשירותים אוטומטיים. תוכלו לבצע הזמנות לדוגמא בעזרת סמס ולהקל על עצמכם מבחינת זמן והשקעה. שירותים נוספים שקשורים לארגון האירוע עומדים לרשותכם באתרי האינטרנט, ברשתות החברתיות ובדואר האלקטרוני. היעזרו בהם כדי לשמור על קשר עם האורחים ולהעביר עדכונים ופרטים.

בחרו היטב את הספקים ותכננו גם את הפרטים הקטנים

אי אפשר לארגן אירוע בלי לתאם שירות מטעם ספקים חיצוניים. הספקים שקובעים את הצלחת האירוע שלכם הם בעיקר שירותי הקייטרינג, התקליטן, הצלם והתאורן. כאן דווקא יש הבדלים יחסית גדולים בין סוגי אירועים, היות וספקי שירותים לימי הולדת או מסיבת רווקים ורווקות לא דומים לספקים שיגיעו לארגן איתכם את החתונה והבר מצווה. מצד שני, עליכם בכל מקרה לבחור היטב את ספקי השירות. קראו עליהם המלצות באתרי האינטרנט ותאמו פגישת היכרות לא מחייבת. התרשמו מהם ברמה האישית וודאו שאתם משדרים על אותו גל.

בארגון אירוע של פעם בחיים, אין מקום להשאיר חלק מהדברים ליד המקרה. תכננו גם את הפרטים הקטנים ביותר וזכרו שלכל החלטה שתקבלו יש השפעה על הצלחת האירוע. שימו לב לניקיון בתאי השירותים, להסדרי החנייה ולהוראות ההכוונה למיקום האירוע. בדקו כמה פעמים את מזג האוויר הצפוי והתייעצו עם אנשי מקצוע לגבי פתרונות אלטרנטיביים למקרה של גשם. הכינו רשימה מסודרת של מטלות והעבירו חלק מהסמכויות לחברים. נסו לנוח היטב ביום האירוע וכך תוכלו להגיע בשיא הכוח האנרגיה. 

איך לארגן חנוכת בית / מסיבת סטודנטים

המעבר אל העיר תל אביב, הוא נקודה מכוננת בחייכם וחוויה מרגשת עד מאוד. אין ספק כי רגע לאחר שמצאתם דירה והתמקמתם בה, תרצו לצעוק לכל המכרים והחברים שלכם שהגעתם אל העיר התוססת ביותר במדינת ישראל. לשם כך, נכון לארגן מסיבה שתכלול את כל הקרובים לכם ותפתח את תחילת דרככם בשמחה, ריקודים ואושר גדול. אף על פי שרבים חושבים כי מסיבת מעבר אל העיר הגדולה מארגנים בקלות ובמהירות, רצוי להשקיע בכך מחשבה משום שמסיבה לא מוצלחת עלולה להיות באחוריכם.

כיצד מארגנים מסיבה שהחברים לא ישכחו

מסיבה סטודנטים, כמו גם חנוכת בית לרגל מעבר דירה בעיר תל אביב, עתידה להיות אירוע משמח לכם ולכל מי שלוקח חלק במסיבה. הדבר הראשון שנכון לעשות הוא, לארגן את החלל בו תתקיים המסיבה ולאפשר לכל האורחים להתנהל בחלל מרווח ללא צפיפות. עוד למען עצמכם רצוי להצניע את הריהוט בחדרים אחרים וזאת כדי למנוע מצבים בהם הריהוט ינזק. לאחר שמצאתם או ארגנתם את המקום בו ישהו כל הנוכחים במסיבה זה הזמן לצאת לרכוש את כל הנדרש למסיבה.

אלכוהול – אחד המרכיבים החיוניים במסיבה שלכם הוא האלכוהול שילווה את האירוע שלכם ויאפשר לחוגגים להשתחרר וליהנות כמו שצריך. השתדלו לרכוש אלכוהול שאתם והחברים שלכם אוהבים, בין אם זהו יין אדום, לבן וויסקי, בירות ועוד. אין ספק שאלכוהול הוא מרכיב חיוני במסיבה, אך אם אתם חוששים מההשפעות הנלוות של המשקאות המשכרים, אתם יכולים לוותר עליהם או לרכוש אותם בכמות מזערית יותר וכך שלא יזרום בדמם של המשתתפים אלכוהול רב מידי, שיגרום להם לעשות שטויות.

אוכל – מרכיב חיוני נוסף הוא אוכל, אך האם אתם רואים עצמכם יושבים שעות במטבח ומבשלים בשביל כל הנוכחים? אם כן הרי זה משובח אך אם לא, כדאי שתתארגנו על מאכלים אותם תזמינו מהחוץ בין היתר פיצה תל אביב, סושי, מאפים ועוד. שימו לב וקחו בחשבון את התקציב העומד לרשותכם בהתאם למספר החברים אותם הזמנתם. כדי להשביע את כל החברים אך עדיין לצאת בתחושה שלא בזבזתם את כל המשכורת החודשית, קחו בחשבון את הפיצה הלא יקרה אך טעימה להפליא אותה כולם אוהבים ללא יוצא מן הכלל.

כלים חד פעמיים – על פי רוב בסוף המסיבה אתם אלו שנשארים לארגן את הבלגן שנשאר בין אם זה לאסוף את הזבל, לטאטא את החלל ולשטוף אותו לקראת החזרה לשגרה. כדי להקל על עצמכם ולא להתאמץ יתר על המידה, נכון שתרכשו כלים חד פעמיים. כך, בסוף המסיבה כל שתאלצו הוא לקחת שקית זבל אל תוכה תכניסו את כל הלכלוך. אין ספק שזה עדיף משטיפת כלים ושלא לדבר על הכלים שנשברו במהלך המסיבה והזכוכיות שיתפזרו בחלל הבית, אותם תאלצו לאסוף.

לסיכום – התארגנות מבעוד מועד למסיבה אותה אתם מארגנים, (בין אם זוהי מסיבת סטודנטים ובין אם זוהי מסיבת חנוכת בית), תסייע לכם להעביר ערב מהנה ומענג מבלי להקלע להוצאות כבדות ומבלי שידרשו מכם כוחות רבים לסידור וניקוי הבית.

טרנד מכונות הקפה הגיע לאירועים

קשה לתאר אירוע עם אורחים ומוזמנים בלי מכונת קפה. לקפה יש תפקיד משמעותי בכל סוגי האירועים ואפילו מוקדש עבורו איזור ייעודי. פינת הקפה מרכזת אורחים בכל הגילאים, היא משמשת לצרכי הפסקה או ניהול שיחה ויש לה תפקיד בריאותי.

קפה ממריץ את הגוף אחרי ארוחה ותורם למוזמנים המעוניינים לנהוג עירניים הביתה. כתוצאה מהנוכחות המשמעותית של קפה באולמות וגני אירועים, הפכו גם מכונות הקפה לחלק בלתי נפרד מהאירוע.

היתרונות של מכונת קפה באירועים

היום כבר אפשר לומר בפה מלא כי טרנד מכונות הקפה הגיע גם לאירועים. מה שהיה בעבר נחלתם של יחידי סגולה או בעלי ממון הפך למוצר צריכה בסיסי. מכונת אספרסו מפנקת יכולה לשדרג את האירוע ולהנעים את זמנם של האורחים. בעלי אירועים מבינים זאת ומעדיפים להציב מכונה איכותית מאשר מלצר. מכונות קפה לשירות עצמי הן מהירות יותר, חסכוניות ונגישות. אין צורך ברקע מוקדם על מנת להכין את הקפה מהמכונה והיא זמינה עבור האורחים לכל אורך הערב.

התופעה של מכונת קפה במקום מלצר נפוצה בחתונות, באירועי בר/בת מצווה וגם בבריתות. במקביל, במגזר העסקי מנצלים את האלגנטיות של מכונת אספרסו כדי להרשים עובדים, קולגות וספקים. באירועים עסקיים מכונת הקפה היא מוקד תשומת הלב מהרגע הראשון ועד הפיזור. מכונת קפה בשירות עצמי מתאימה לאירועים בבוקר, בצהריים ובערב. המכונה יכולה להכין סוגים רבים של קפה וגם לעמוד בתנאי כשרות. המכונה אינה מגבילה את האורחים ובעלי האירוע הם אלו שבוחרים כיצד להפעיל אותה. יש בעלי אירועים המשקיעים ברכישת קפה איכותית עבור המכונה, לעומת אחרים המשאירים את ההחלטה בידי המקום.

הופכים את האירוע לחגיגה קולינרית

יתרון נוסף של מכונת קפה באירועים בא לידי ביטוי במהלך השילוב עם קינוחים מתוקים. במקום להסתפק במלצר שיעבור בין האורחים ויציע קפה, אפשר לרכז את כל הקינוחים ליד המכונה. אורחים ומוזמנים מגיעים אל פינת הקפה בזמנם הפנוי וטועמים מהקינוחים תוך כדי שהם לוגמים משקה משובח. אפשר להחליט לשים את פינת הקפה ליד הבר, מחוץ לאולם או ליד פינת העישון. מכונת הקפה מחליפה את המלצרים בכמות הולכת וגדלה של אירועים, לכן האורחים כבר יודעים מתי וכיצד לחפש אותה.

לקפה יש הרבה יתרונות בריאותיים אותם ניתן להשיג באמצעות מכונה. בטווח הארוך שתיית קפה מפחיתה את הסיכון להתפתחות מחלות, היא מונעת פרקינסון ואפילו משפרת את מצב הרוח. כמובן שלא מומלץ לשתות יותר מדי קפה ועדיף להגביל צריכת קפאין בעת הנקה, אך מחקרים מצביעים באופן ברור על הסגולות של שתיית 1-3 כוסות קפה ליום. מכונות קפה באירועים הופכות את המשקה לזמין, נגיש ונוח. הן שומרות על טמפרטורה אידיאלית של הקפה ומעניקות לאירוע ערך מוסף גם מהבחינה הקולינרית וגם מהבחינה